Digitale Eigentümer-Versammlung - was ist das?
Als Eigentümer einer oder mehrerer Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus hat man die Möglichkeit, in der Regel einmal im Jahr (Deutschland, Schweiz) bzw. einmal alle zwei Jahre (Österreich), an einer Eigentümerversammlung bzw. Stockwerksversammlung (Schweiz) teilzunehmen.
Das zentrale Gremium
Die Eigentümerversammlung (Stockwerksversammlung) ist das zentrale Gremium, welches über alle anstehenden Fragen und Probleme einer Eigentümergemeinschaft entscheidet.
Die Eigentümerversammlung wird von der entsprechenden Hausverwaltung mindestens einmal im Jahr, bzw. alle 2 Jahre in Österreich einberufen (bei Bedarf auch öfters) und sie ist eine Pflichtveranstaltung, die den Wohnungseigentümern die Möglichkeit zur Kommunikation und zur Klärung von Problemen gibt.
Eigentümerversammlungen sind Versammlungen, die nicht öffentlich sind und an denen nur die Wohnungseigentümer, oder durch diese berechtigte Personen, teilnehmen dürfen.
Die entsprechende Hausverwaltung ist gesetzlich dazu verpflichtet eine solche Versammlung einzuberufen und dies durch eine ordnungsgemäße Einladung den Wohnungseigentümern bekannt zu geben.
Typische Punkte, die bei einer Eigentümerversammlung besprochen werden, sind beispielsweise:
- die Jahresabrechnung des Hausgeldes und möglicher Umlagen
- die Erstellung eines Wirtschaftsplanes für das nächste Jahr
- die Entlastung des Verwalters
- die Abberufung beziehungsweise die Bestellung des Verwalters
- die Festlegung beziehungsweise Anpassung einer Rücklage für die Instandhaltung
- notwendige Änderungen in der Hausordnung
Dieses sind natürlich nur einige der Themen, welche in einer Eigentümerversammlung zur Sprache kommen können. Zusätzlich sind besonders aktuelle Veränderungen an der Bausubstanz des Objektes (beispielsweise Reparaturen oder notwendige Umbauten) häufig Punkte, die besprochen und geklärt werden müssen.
ETVs - rechtliche Sicherheit
Wie zuvor bereits erwähnt stellt der rechtliche Aspekt sowie die Einhaltung aller Vorschriften, die zur ordentlichen und gesetzeskonformen Durchführung einer Eigentümerversammlung in elektronischer Form notwendig sind, einen ganz zentralen Aspekt dar.
Neben der Erfüllung aller Maßnahmen, die zur Datensicherheit gehören, ist selbstverständlich auch die eindeutige Identifizierbarkeit der Teilnehmer ein ganz wichtiger Punkt.
Jeder Teilnehmer muss über einen eindeutig zu identifizierenden Account verfügen, mit dem er an der Konferenz teilnehmen kann. Zusätzlich sollte gewährleistet sein, dass der Teilnehmer seine Teilnahme an der Konferenz mittels einer digitalen Unterschrift bestätigen muss und somit ebenfalls eindeutig identifizierbar ist.
Ein weiterer wichtiger Punkt dem Beachtung geschenkt werden sollte, ist die Möglichkeit, dass gefasste Beschlüsse sowie Protokolle und weitere vertrauliche Informationen den Eigentümern in einer geschützten Form zugänglich gemacht werden müssen.
Hierzu bietet sich das Versenden von verschlüsselten E-Mails an sowie ein Postfach für jedes Mitglied, das in einem zentralen Bereich angelegt ist. Der Zugang zu einem solchen Postfach kann nur durch eine eindeutige Benutzeridentifikation mit entsprechendem Passwort geschehen. Ebenso sollte die Möglichkeit bestehen, verschlüsselte E-Mails zu versenden.
Es muss sichergestellt werden, dass unberechtigte Personen weder an der Konferenz teilnehmen können noch in irgendeiner Form Einblicke in die Beschlüsse sowie Korrespondenz der Teilnehmer bekommen können. Darüber hinaus sollte es dem Versammlungsleiter möglich sein, jederzeit online zu sehen, wer alles anwesend ist.
Alle Daten sollten in der EU gehostet werden, ansonsten ist die DSGVO nur sehr schwer einhaltbar.
Mehr zu hybriden Eigentümerversammlungen:
FAQs vBeschluss
Eigentümer sparen Zeit und Geld
Die einmal jährlich stattfindende Eigentümerversammlung ist Bestandteil einer ordentlichen Hausverwaltung und auch rechtlich durch das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt.
Mit Einführung des neuen Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) inn Deutschland welches seit Dezember 2020 in Kraft ist, gibt es mit §23 Abs. 1 WEG jetzt auch die Möglichkeit, die Eigentümerversammlung in digitaler Form abzuhalten. In Österreich besteht diese Möglichkeit seit 1.Juli 2022 (§25a Abs 2 WEG Österreich)
Dabei gibt es grundsätzlich zwei Varianten, wie eine solche Eigentümerversammlung ablaufen kann.
In einer rein digitalen Form - wobei sich alle Teilnehmer nur via Videochat treffen (dies setzt allerdings die Zustimmung aller Teilnehmer voraus). In Österreich gibt es keine Regelung hinsichtlich rein digitaler Eigentümerversammlungen. Diesem müssen alle Eigentümer zuerst zustimmen.
In hybrider Form – dies ist eine Mischung aus physischer Anwesenheit und Videochat der Teilnehmer. In Deutschland muss zwingenderweise eine hybride Form angeboten werden.
Die Teilnehmer an einer Eigentümerversammlung haben seit Ende 2020 also zusätzlich die Möglichkeit, an der anberaumten Eigentümerversammlung ihres Wohnobjektes per Videokonferenzschaltung in rein digitaler Form teilzunehmen.
Sind alle formalen Anforderungen an eine digitale Eigentümerversammlung geregelt und erfüllt, dann können auch alle erforderlichen Abstimmungen und Beschlüsse in digitaler Form abgefasst werden und somit auch rechtskonform und damit gültig.
Die Rechtslage
Österreich
Die Novelle 2022 des österreichischen WEG von 2002 ermöglicht nun erstmalig auch die Teilnahme an Eigentümerversammlungen in digitaler Form. Ab dem 01.07.2022 ist es nun möglich, dass die Hausverwaltung es den Teilnehmern an einer Eigentümerversammlung jetzt ermöglicht, auch in digitaler Form an einer solchen Versammlung teilzunehmen. In Österreich ist eine Eigentümerversammlung mindestens alle zwei Jahre einzuberufen.
Allerdings ist zu beachten, dass dies in erster Linie in Form von hybriden Eigentümerversammlungen vorgesehen ist. Es muss also sichergestellt sein, dass neben der reinen digitalen Übertragung auch die Möglichkeit zur physischen Anwesenheit besteht (zum Beispiel in einem Versammlungsraum oder Ähnlichem).
Die Einladung an die Eigentümer zur digitalen Eigentümerversammlung muss in Österreich mindestens 14 Tage vor dem Termin erfolgen.
Deutschland
Wie zuvor bereits schon erwähnt, sind digitale Eigentümerversammlungen (in hybrider als auch völlig digitaler Form) seit Einführung des neuen WEG-Gesetzes im Dezember 2020 (§23 Abs. 1 WEG), in Deutschland rechtskonform und somit erlaubt.
In Deutschland ist eine rein digitale, also nur online durchgeführte Eigentümerversammlung nur nach vorheriger Zustimmung aller Eigentümer möglich. Ansonsten muss die Versammlung zumindest hybrid angeboten werden.
Ist nur einer der Eigentümer gegen die rein digitale Abhaltung der Eigentümerversammlung, so muss die Hausverwaltung entsprechende Räumlichkeiten zur Verfügung stellen, damit die physische Anwesenheit und somit die Teilnahme des Eigentümers zusätzlich gewährleistet werden kann.
Ganz wichtig ist hierbei die Beachtung der DSGVO-Konformität. Die Sicherstellung des Datenschutzes gehört zu den wichtigsten Punkten, die geklärt und beachtet werden müssen, damit die Eigentümerversammlung in digitaler Form, gesetzeskonform durchgeführt werden kann. Dies ist unter anderem notwendig, um geheime Abstimmungen durchführen zu können.
Die Einladung an die Eigentümer zur digitalen Eigentümerversammlung muss in Deutschland mindestens 21 Tage vor dem Termin erfolgen.
Schweiz
Ähnlich verhält es sich auch in der Schweiz mit dem Abhalten von Stockwerksversammlungen in digitaler Form. In der Schweiz sind digitale Stockwerksversammlungen schon seit einiger Zeit möglich und werden auch so praktiziert.
Geregelt ist eine solche Form der Versammlung durch die Verordnung Nr. 3 (818.101.24) über Maßnahmen zur Bekämpfung des Corona-Virus (Covid-19) vom 19. Juni 2020, nach Kapitel 4. sowie Artikel 27.
Wichtig ist hierbei, dass die Einladung zur Stockwerksversammlung den Bewohnern in einem angemessenen Zeitraum vorher vorliegen muss und dass die Einladung die entsprechenden formalen Anforderungen erfüllt.
Genaueres regelt hierfür der Gesetzgeber nicht. In der Praxis haben sich 20 Tage vorher als angemessen herausgestllt. Es können aber auch ein paar Tage vorher ausreichend sein - dies ist abhängig von der Eigentümerstruktur und eine Ermessenssache.
Geeignete Software für die digitale Eigentümer-Versammlung
Durch die geänderte Gesetzeslage und ein praktisch landesweit verfügbares, schnelles, Internet ist natürlich auch die Möglichkeit eine digitale Eigentümerversammlung abhalten zu können sowie die Akzeptanz für eine solche Versammlung stark angestiegen.
Es stellt sich für viele Hausverwaltungen, die mit dem Gedanken spielen, ebenfalls eine Eigentümerversammlung in digitaler Form abzuhalten, die Frage nach einer geeigneten Softwarelösung oder vielleicht auch der Möglichkeit ganz ohne eine entsprechende Software auskommen zu können.
Softwarelösungen haben oftmals den Vorteil, dass sie sehr gut auf bestimmte Erfordernisse angepasst werden können, dementsprechend aber auch oftmals recht teuer sind.
Zusätzlich muss die entsprechende Software natürlich auch noch von den Teilnehmern installiert, gegebenenfalls eingerichtet und auch regelmäßig aktualisiert werden.
Das ist zwar in der Regel kein großes Problem und funktioniert in den meisten Fällen auch einwandfrei, allerdings werden Lösungen, die ohne einer extra zu installierende Software auskommen, in der Regel bevorzugt (Software as a Service = SaaS).
Aus diesem Grunde gibt es auch eine Vielzahl von Lösungen, die auf der Verwendung des normalen Internetbrowsers basieren.
Der klare Vorteil ist natürlich, dass bei einer solchen SaaS-Lösung keinerlei Softwareinstallation notwendig ist. Auch Aktualisierungen sind nicht notwendig, da dies der Betreiber der SaaS-Lösung bereits durchführt. Es reicht meistens ein Link aus, der den Teilnehmern zugeschickt wird, und mit einem entsprechenden Zugangscode kann sich der Teilnehmer dann direkt einloggen.
Tagesordnung und Protokoll
Die Anwendung zur Einberufung einer Eigentümerversammlung in elektronischer Form, vorzugsweise eine Anwendung, die ohne eine zusätzliche Software auskommt, sollte es auch ermöglichen, die Tagesordnungspunkte online zu erstellen und mit den Teilnehmern zu teilen. Ebenso sollte die Möglichkeit bestehen, alle Teilnehmer per eMail einladen zu können.
Auch die Erstellung von Protokollen auf Basis der geplanten Tagesordnungspunkte sowie das Hinzufügen von Notizen, die während der Versammlung aufgeschrieben wurden, sollte die Anwendung schnell und einfach ermöglichen.
Notizen und Protokolle sowie alle weiteren wichtigen Informationen sollten im Anschluss an die Versammlung (beziehungsweise auch schon während der Versammlung) den Teilnehmern per eMail zugeschickt werden können.
Für Protokolle und weitere wichtige Dokumente, die während der Versammlung erstellt wurden, sollte die Ausgabemöglichkeit als PDF-Dokument im A4-Format bestehen - dann können diese auch einfach ausgedruckt werden.
Es sollte zusätzlich auch die Möglichkeit bestehen, alle Dokumente zu archivieren und in einem eigenen Eigentümerbereich zu speichern, damit dieser jederzeit und von überall aus Zugriff hat.
Unterstützung aller Beschlussvorlagen
Reguläre Beschlüsse, die während der Eigentümerversammlung erfasst wurden, sowie Beschlussvorlagen, über die bis zu einem vorgegebenen Zeitpunkt nach der Versammlung abgestimmt werden soll, sollten mithilfe der Anwendung getätigt werden können.
Im Idealfall können solche Abstimmungen auch andere Formen von Beschlüssen wie zum Beispiel Umlaufbeschlüsse per Internet durchgeführt werden.
Die Durchführung von additiven Beschlüssen ist ebenfalls ein wichtiger Punkt im Funktionsumfang einer Anwendung, welche digitale Eigentümerversammlungen ermöglichen und vereinfachen sollen.
Additive Beschlüsse können beispielsweise während einer Eigentümerversammlung begonnen werden, aber erst durch Abstimmung einer bestimmten Anzahl von Personen bis zu einem festgelegten Zeitpunkt ihren Abschluss finden. Das Einbeziehen solcher Abstimmungen sowie das Versenden der entsprechenden Dokumente und Protokolle sollte die Anwendung erlauben und unterstützen.
Eine weitere und sehr wünschenswerte Funktionalität ist die Möglichkeit, Abstimmungen beziehungsweise Umfragen rein zu Informationszwecken auch ohne rechtlich bindendes Ergbnis durchführen zu können. Dies dient dem Zweck, ein gewisses Meinungsbild unter den Eigentümern zu erheben.
Mehr zu hybriden Eigentümerversammlungen:
FAQs vBeschluss
Beschlussfassung - Stimmen automatisiert auszählen!
Durch die elektronische Erfassung der Teilnehmer sowie die Erfassung von Abstimmungsergebnissen, ist es natürlich naheliegend, dass eine Auszählung der Stimmen auch vollautomatisch geschieht. Der große Vorteil hierbei ist natürlich zum einen die Geschwindigkeit - das Abstimmungsergebnis steht unmittelbar zur Verfügung - und gleichzeitig werden Fehler bei der Auszählung vermieden.
Ein digitales Archiv sorgt auch dafür, dass alle Beschlüsse mit den entsprechenden Abstimmungsergebnissen chronologisch gespeichert und archiviert werden. Die Hausverwalter sowie die Eigentümer haben immer die Möglichkeit, ortsunabhängig auf alle Beschlüsse zugreifen zu können.
Die in einem gesonderten Beschlussbuch erfassten Beschlüsse erlauben es, auf einen Blick alle vergangenen Beschlüsse zu erfassen sowie schnell und präzise erkennen zu können. Protokolle vergangener ETVs, die Teil der erfolgten Beschlüsse waren, sollten ganz einfach, beispielsweise durch Anklicken des Versammlungsdatums, von überall aus eingesehen werden können.
Die Archivierung von Beschlüssen im Beschlussbuch und den zugehörigen Protokollen im Protokollarchiv erlauben eine schnelle und einfache Analyse der vergangenen Aktivitäten.
Ebenso ist es neuen Mitarbeitern der Hausverwaltung sowie neuen Eigentümern schnell und einfach möglich, sich einen Überblick über vergangene Abstimmungen zu verschaffen, um die Historie des Objektes besser verstehen und einschätzen zu können.
Stellvertreter-Management
Die ideale Anwendung zur Durchführung einer digitalen Eigentümerversammlung sollte auch über ein Tool verfügen, welches es Eigentümern erlaubt, sich in der ETV vertreten zu lassen und im eigenen Namen bei Beschlussfassungen mitstimmen zu können.
Das heißt, der Hausverwaltung sollte online eine Vertretungsvollmacht übermittelt werden können, und die Vertretung benötigt eine Möglichkeit, auf einfache Art und Weise an der digitalen Versammlung teilzunehmen. Dies kann zum Beispiel über einen Einladungslink erfolgen, der nur für ein bestimmtes Meeting an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Zeit gültig ist.
Moderatoren-Tools
Ein ideales Tool sollte neben den genannten Funktionen auch über einen Funktionsbereich für den moderierenden Hausverwalter verfügen. Der Moderator muss die Möglichkeit haben, die Eigentümerversammlung im Sinne der Mitglieder sinnvoll managen zu können.
Dies ist auch besonders wichtig, wenn es um die Moderation von größeren Versammlungen geht.
Der Moderator sollte schnell und einfach durch Automatisierung erkennen können, wer digital anwesend, wer vor Ort anwesend und wer nicht anwesend ist.
Dem Moderator sollte auch eine chronologische Liste derer angezeigt werden, die sich zu Wort gemeldet haben. Die Teilnehmer sollten auf dieser Liste erscheinen, sobald sie sich zu Wort gemeldet haben, um ihre Anmerkungen, Fragen und Ergänzungen mitzuteilen. Auch die Redezeit, die ein Anwesender in Anspruch genommen hat, sollte ersichtlich sein.
Standardfunktionen wie das „Stumm-Schalten“ aller Teilnehmer und die Videosteuerung, die vom Moderator zu bedienen ist, runden eine gute Anwendung zur Abhaltung einer Eigentümerversammlung in digitaler Form ab.
Daten-Synchronisierung - keine virtuellen Sackgassen schaffen
Über diese Standardfunktionen hinaus wäre es natürlich ideal, wenn die SaaS-Anwendung für Hausverwalter noch weitere, zusätzliche Funktionen zur Verfügung stellen könnte.
So sollte die Möglichkeit der Anbindung an bestehende Software-Lösungen des Hausverwalters möglich sein. Durch die Export-/Importfunktion der Daten ist dann auch eine leichtere Weiterverarbeitung für den Hausverwalter gegeben.
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FAQs vBeschluss